Manajemen Sumber daya Manusia (Pertemuan Ke 12)

AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Tujuan Audit SDM

• Membantu memberikan kontribusi yang signifikan terhadap tujuan-tujuan organisasi 

dan penciptaan nilai departemen SDM.

• Mendapatkan umpan balik, baik dari karyawan maupun manajer yang berkaitan 

dengan tugas-tugas  dan pengelolaan  SDM

• Membantu Manajer SDM dalam membuat  keputusan

Manfaat Audit SDM

• Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM – Rekrutmen  dan  seleksi,  kompensasi,  pelatihan, penilaian kinerja, dsb;

• Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis perusahaan;bisnis perusahaan;

• Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan terus menerus;

• Mengidentifikasi berbagai masalah strategik dan administratif implementasi fungsi SDM;

• Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM;

Lingkup Audit SDM

1. Audit Strategi Korpororasi/Kompatibilitas

2. Audit Fungsi SDM

3. Audit Kepuasan Karyawan

4. Audit Ketaatan/Kepatuhan Manajerial

1. Audit Strategi Korporasi

• Menilai keterkaitan dan konsistensi kebijakan dan prosedur SDM dengan tujuandan strategi perusahaan;

• Mempelajari rencana bisnis jangka panjang, dan melakukan peninjauanlingkungan secara sistematis guna mengungkap  tren‐tren yang berubah

2. Audit Fungsi SDM

• Merupakan penilaian atas berbagai fungsi yang dijalankan departemen SDM.

• Terdiri  atas:

A. Audit Sistem Informasi Sumber Daya Manusiay

B. Audit Penyediaan dan Pengembangan SDM

C. Audit Kontrol dan Evaluasi Organisasi

3. Audit Kepuasan Karyawan

• Kinerja departemen SDM dinilai efektif jika mampu mencapai tujuan perusahaan dan 

sekaligus juga memenuhi kebutuhan para karyawan.

• Jika kebutuhan karyawan tidak terpenuhi, maka cenderung akan timbul turnover, 

kemangkiran, dan aktivitas serikat pekerja.

• Moral dan kepuasan karyawan adalah prekondisi atau prasyarat bagi peningkatan produktivitas, keresponsifan, kualitas, dan pelayanan pelanggan.

•Kepuasan karyawan dapat diukur dengan survey Kepuasan  karyawan  dapat  diukur  dengan survey kepuasan (satisfactory survey) yang dilakukan secara periodik.

Contoh pertanyaan:

– Seberapa puas saudara terhadap  kesempatan berpartisipasi dalam pengambilan  keputusan  yang mempengaruhi  pekerjaan  saudara?

Elemen Kepuasan Karyawan

• Partisipasi dan keterlibatan dalam pengambilan  keputusan

• Pengakuan (recognition)  terhadap kinerja

• Akses terhadap informasi secara memadai untuk melaksanakan pekerjaan  dengan baik

• Dorongan aktif untuk menjadi kreatif dan menggunakan inisiatif

• Dukungan untuk inovasi dan perbaikan  kerja

• Tingkat dukungan dari fungsi staf

• Kondisi dan iklim pekerjaan

• Pekerjaan itu sendiri

• Kontak pekerjaan dengan rekan kerja

• Supervisi

• Kepemimpinan puncak

• Penggajian dan benefits

• Keamanan kerja

• Kesempatan karir dan promosi

• Pemberian balikan dan komunikasi

• Perencanaan organisasional

• Kepuasan menyeluruh dengan perusahaan

Manajemen Sumber daya Manusia (Pertemuan Ke 11)

Human Resource Information System

Sistem Informasi SDM (SI SDM)

• Prosedur sistematis untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan,  menarik 

dan memperoleh kembali berbagai data/informasi yg dibutuhkan organisasi ttg SDM dan aktivitas-aktivitas personalia SDM dan  aktivitas aktivitas  personalia,  yang  bertujuan  untuk memudahkan pengambilan keputusan.

• Sering disebut dengan istilah :

– HRIS (Human Resource Information System)

– HRMIS (Human Resource Management Information System)

• Program aplikasi komputer yang mengorganisir pengelolaan dan pelaksanaan manajemen SDM sebuah organisasi, untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

ERP System

• Enterprise Resource 

Planning (ERP) merupakan aplikasi bisnis terintegrasi (sistem informasi terintegrasi)  yang bertujuan mengintegrasikan informasi yg diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang

berbeda ke dalam satu sistem basis data.

Karakteristik Informasi

• Timely (tepat waktu)àup to date

• Accurate (akurat)à validitas data

• Concise (ringkas)à  menyerap informasi

• Relevant (relevan)  àsesuai dg kebutuhan

• Complete (lengkap)

Fungsi HRIS

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting  and Hiring) SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

2. Pendidikan dan Pelatihan  Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak. 

INPUT HRIS

1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi bagiHRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil baik keuangan maupun non keuangan.

2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia.  Bergungsi untuk mengumpulkan data  melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession Study),  Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), dll

3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data  yang  berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.

Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia

• Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan. 

• Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi,  yang memberikantunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan

universitas  serta agen tenagakerja yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

• Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.

• Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan informasi yang  menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan,  pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.

• Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalamperencanaandata dan informasi ekonomi yang digunakan dalamperencanaan personil

• Intelijen Pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

OUTPUT HRIS

1. SubsistemPerencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga kerja itu sendiri.

2 SubsistemPerekrutan Merupakan informasi informasi yang dibutuhkan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan

dan analisis rekruitmen.

3. SubsistemManajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi informasi yang  dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi. Informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja, evaluasi ahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan

4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi. 

5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan Benefit berbeda dengan kompensasikaryawan. Benefit berbeda dengan kompensasi.  Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan kinerja karyawannya,  sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima karyawan sepeti dana pensiun. 

6. Subsistem Pelaporan Lingkungan. Informasi informasi ini berhubungan dengan keluhan-keluhan,  kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan dan lingkungan kerjanya.

Manajemen Sumber daya Manusia (Pertemuan Ke 10)

Globalisasi SDM

The HR Challenges of International Business

• Penyebaran

– Menempatkan ketrampilan yg tepat sesuai kebutuhan (dengan mengabaikan letak geografisnya)

• Diseminasi pengetahuan & inovasi

– Penyebaran ke seluruh organisasi (dengan mengabaikan asalnya)

• Identifikasi & pengembangan bakat secara global

– Mengenali siapa yg memiliki kinerja terbaik dan mengembangkan kemampuannya

Perbedaan

• Budaya

• Sistem Ekonomi

• Hukum dan Hubungan Industrial

• Teknologi

Penyusunan Staf

• Ekspatriatseseorang yg bukan warga negara dari negara tempat mereka bekerja.

• Lokal warga negara dr negara tempat perusahaan multinasional itu memiliki kantor pusatnya

• Negara ketiga warga negara dari sebuah Negara selain dari negara asal atau negara setempat

• Subkontrak Penugasan karyawan lokal ke luar negeri  untuk  melakukan  pekerjaan-perjalanan  yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan domestik negaranya

Manajemen Sumber daya Manusia (Pertemuan Ke 9)

Human Resource Management

·         KESELAMATAN & KESEHATAN KERJA

·  K3 bertujuan mencegah, mengurangi, bahkan menihilkan risiko kecelakaan kerja     (zero accident). 

·  Penerapan konsep ini tidak boleh dianggap sebagai upaya pencegahan kecelakaan  kerja  dan penyakit akibat kerja yang menghabiskan banyak biaya (cost) perusahaan,  melainkan harus dianggap sebagai bentuk investasi jangka panjang yang  memberi keuntungan yang berlimpah pada masa yang akan datang. 

·   Sistem Manajemen K3

 Bagian dari sistem manajemen secara keseluruhan yang meliputi struktur  organisasi ,  perencanaan, tanggung jawab , pelaksanaan,  prosedur,  proses dan  sumber daya  yang dibutuhkan bagi pengembangan penerapan , pencapaian , pengkajian  dan  pemeliharaan kebijakan keselamatan dan kesehatan kerja dalam rangka pengendalian resiko yang berkaitan dengan kegiatan kerja guna terciptanya tempat kerja yang  aman , efisien dan  produktif organisasi, perencanaan,  jawab,  pelaksanaan, prosedur, penerapan, pencapaian, aman, efisien dan produktif.  (Sumber :Permenaker PER.05/MEN/1996)

·         LATAR BELAKANG KEBIJAKAN

• K3 masih belum mendapatkan perhatian yang memadai semua pihak

• Kecelakaan kerja yang terjadi masih tinggi

• Pelaksanaan pengawasan masih bersifat parsial dan belum menyentuh aspek manajemen

• Relatif rendahnya komitment pimpinan perusahaan dalam hal K3 dalam hal K3

• Kualitas tenaga kerja berkorelasi dengan kesadaran atas K3

• Tuntutan global dalam perlindungan tenaga kerja yang diterapkan oleh komunitas perlindungan hak buruh internasional

• Desakan LSM internasional dalam hal hak tenaga kerja untuk mendapatkan perlindungan

• Masalah K3 masih belum menjadi prioritas program

• Tidak ada yang mengangkat masalah K3 menjadi isu nasional baik secara politis maupun social

• Masalah kecelakaan kerja masih dilihat dari aspek ekonomi, dan tidak pernah dilihat dari pendekatan moral

• Tenaga kerja masih ditempatkan sebagai factor produksi dalam perusahaan, belum dirtempatkan sebagai mitra usaha

• Alokasi anggaran perusahaan untuk masalah K3 relatif kecil